「PMO」は企業のプロジェクト支援に関するプロフェッショナルとして、重要な役割として認識されています。部署の枠を超えてあらゆるプロジェクトをサポートするPMOは、企業が複数の事業を進めるうえで欠かせない存在となり得るでしょう。そんなPMOを活かすには、その役割を正確に理解し、「向いている人」を選任する必要があります。PMOに向いている人の特徴を把握して適任者をみつけることが、自社のプロジェクトを支援する環境整備につながります。
また、これからPMOを目指す人にとっても、向いている人の特徴を知ることは自己分析につながり、キャリア構築のきっかけになり得ます。本記事ではPMOに向いている人の特徴と、PMOの主な仕事内容、必要なスキルについて解説します。
PMOとは？
PMOとは「Project Manegemet Office」の略称で、「組織内のプロジェクトを統制する仕組みを作り、実行していく組織であること」という意味があります。
企業におけるプロジェクトの管理や支援を実施し、目的の達成に必要な作業を担う役割として認識されています。PMOは社内におけるそれぞれの部署・部門で、個別に設置する役職ではなく、社内全てを横断して対応する特別な存在です。企業によってはPMO専用の部署を作り、社内全体のプロジェクトをマネジメントする役割を、円滑に進められるように備えるケースもあります。
また、複数のプロジェクトを統括管理する、PgMO（Program Management Office）という役割もございます。
PMOとは？プロジェクトにおけるPMOの重要性や導入のメリットを解説
PMとPMOの違い
PMとPMOは似た立場にありますが、実際には大きな違いがある役職です。PMはPMOよりも経営層により近い存在であり、プロジェクトにおける責任と決定権を持つ存在です。一方で、PMOはPMの意思決定および各種業務をサポートしたり、情報収集をしてプロジェクトに関するデータを提供したりといった役割があります。「経営層に近い立場で仕事をするPMと、そのPMをサポートする立場のPMO」という図式が、一般的な形になります。
プロジェクトを成功させるPMOの仕事内容
PMOを有効活用するには、その仕事内容を正確に把握する必要があります。以下では、プロジェクトの成功につながるPMOの仕事内容について解説します。
PMの意思決定をサポートする
PMOは、PM（プロジェクトマネージャ）の意思決定をサポートすることが仕事です。最適な選択が取れるようにアドバイスをしたり、プロジェクトの進捗を可視化してPMが状況を把握しやすくしたりと、多角的な支援を実施します。PMはプロジェクトにおける決定権を持つ存在ですが、個人の力で常に正しい意思決定ができるとは限りません。そこでPMOがPMの業務をサポートし、意思決定のために割ける時間を確保します。
関係者の調整を行う
プロジェクトの関係者のスケジュール調整なども、PMOの仕事です。社内の関係者の状況を把握したうえで、ミーティングの予定などを立てる役割を担います。プロジェクトの関係者は社外にいるケースも多いため、PMOが密に連絡を取って進捗を管理する必要があります。社外にいる関係者とのコミュニケーションが不足していると、スムーズな連携が取りづらくなる可能性もあります。そのためPMOが調整し、関係者がプロジェクトに貢献できるように環境を整えます。
プロジェクトを一元管理する
PMOはPMの代わりに、プロジェクトの一元管理も担当します。大きなプロジェクトの場合、その規模に比例して参加する人・チームの数が増えるため、管理が難しくなります。そこでPMOがそれぞれのチームや個人の状況を細かく管理し、必要に応じて調整などを実施します。人材が足りないチームに増員を提案したり、課題が発生した時点で解決方法を別チームに委託したりと、臨機応変な対応が求められます。
PgMとPgMOの違い
PgMとPgMO、PMとPMOでは、管理や支援の対象が異なります。
前者は、その名の通りプログラム全体（複数のプロジェクト）を統括管理しますが、
後者のPMとPMOは、原則一つのプロジェクトが管理の対象になります。
PgMOとPgMの関係性は、PMとPMOに非常に似ており、PgMOはPgMの意思決定および各種業務をサポートします。
PMOの種類について
PMOにはさまざまな種類があり、それぞれ役割や担当する仕事内容が変わります。以下では、PMOの主な種類と特徴について解説します。
支援型
プロジェクトに必要な事務作業や、対外への窓口業務などを担当するのが、「支援型PMO」です。「アドミニストレーター」とも呼ばれ、管理や庶務的な作業を管轄するPMOとして活動します。プロジェクトにはさまざまな雑務が必要となりますが、そのすべてをPMが処理していると、重要な業務が遅れる結果にもなりかねません。そこで支援型PMOが細かな作業を担当し、PMの負担を軽減します。
コントロール型
「コントロール型PMO」も、指揮型ほどではありませんが、プロジェクトに対して深く関わりながらPMの支援を担当するタイプです。プロジェクトの進捗管理、チームのスケジューリング、業務における問題の把握と解決など、プロジェクト全体をコントロールするマネージャーの立ち位置で仕事をすることもあります。また、プロジェクトで必要となるテンプレートやルール策定等を行う場合もございます。そのほかに、法律や組織のルールから逸脱していないかを確認するのも、コントロール型PMOの役割です。
指揮型
一般的なPMOよりも強い権限を持って、エキスパートとしてプロジェクトを引っ張るのが、「指揮型PMO」です。プロジェクトに直接関わるケースも多く、PMに近い立場からさまざまな支援を実施します。PMの経験が浅く、1人では適切な意思決定などは難しいと考えられる場合には、指揮型PMOを設置して充実した支援体制の整備、PMの育成といったことを行う場合もございます。
PMOに向いている人の特徴とは
PMOがその役割を果たすには、向いている人を任命する必要があります。以下では、PMOに向いている人の特徴について解説します。
コミュニケーションが丁寧にできる人
コミュニケーションが丁寧にできる人ほど、PMOの仕事に向いているといえます。PMOはプロジェクトに関わる関係者とコミュニケーションをとることが多く、また普段から外部と接しながら働きます。そのためビジネスマンとして丁寧なコミュニケーションがとれないと、クライアントからの信頼を損なう可能性があります。プロジェクト進行や関係者とのやりとり、調整などもPMOの仕事になるため、相手の立場に立って丁寧なコミュニケーションを実践できる人が向いています。
チームワークを大切にできる人
プロジェクトは、クライアントを含めた複数人で進めるのが基本です。クライアントが指定するプロジェクトメンバーや他部署の関係者など、多くの人が事業に関わることになります。そのためPMOはそれぞれの参加者の連携を促し、チームワークを重要視して、プロジェクトを進行する必要があります。チームワークの大切さを認識できている人ほど、PMOに向いている人だといえます。
PMOに向いていない人の特徴とは
PMOの仕事に向いていない人の特徴を把握することも、プロジェクト進行において重要な準備の一環です。以下では、PMOに向いていない人の特徴を紹介します。
単独で作業することを好む人
プロジェクトは協力し合う関係性を構築することが前提となるため、単独で作業をすることを好む人には、不向きと言えます。また何か一つの工程や技術を極めるのではなく、プロジェクト全体を成功させることがPMOの目的です。そのため、多くの人と関わりながら作業する必要があるのです。
「良いPMO」と「悪いPMO」とは
「良いPMO」とは、PMが決定したことに関してさまざまな関係者の意見を集めて調整し、次に必要なアクションを作成できる人を指します。論理的思考、傾聴力、調整力がベースの能力として求められるため、選任時にはこれらのスキルを保有しているか確認すると良いでしょう。PMOは外部から参画することも多いため、当事者意識が高く、積極的なコミュニケーションを行える人が必要です。
一方で、PMの決断や関係者の意見にある意図を理解できず、品質やコストばかりを意識しがちなPMOは、「悪いPMO」と捉えられる可能性があります。PMや関係者の考えを正確に理解できる人材かどうかが、PMOの素質を測る一つの基準になり得ます。
PMOに求められるスキル・能力
PMOの立場で働く人には、さまざまなスキル・能力が求められます。以下では、PMOに必要とされる主なスキル・能力について解説します。
高いコミュニケーション能力
PMOは関係各所と調整を行うことが多いため、高いコミュニケーション能力と提案能力が必要です。相手に合わせてコミュニケーションの方法を柔軟に変化させ、スムーズに良好な関係を構築できるかが重要視されます。また、メンバーから意見を傾聴し、情報をまとめてスケジュールに落とし込む能力も、PMOに求められます。
課題解決能力
企業のプロジェクトには、多くの課題がつきものです。課題は進行を遅らせる原因になり得るため、早期発見と解決方法の提案が必要です。そのためPMOはトラブルが発生する前に、現在の進行状況をみて「何が起こりうるか」といったリスクを察知し、解決策を模索できる能力が求められます。また、実際に課題に直面した場合に役立つ専門知識やノウハウの引き出しの多さや、関係者との調整を上手に行って解決に導ける能力など、総合的な課題解決力もPMOに必要なスキルです。
柔軟な対応力
プロジェクトの進行途中には、過去に決めたことが変更されるケースも多いです。PMOはこれまでの業務内容に固執せず、変更にともなって適切な対応をする柔軟性も必要なスキルです。プロジェクトを取り巻く環境やチームの状況などによって、ベストな対応策は変わります。変更に合わせてスムーズに頭を切り替え、そのときどきに応じて対応を更新していく能力がPMOに求められます。
情報管理能力
PMOはタスク管理、情報管理、データ管理など、さまざまな管理業務を担当します。正確に情報を管理して把握・分析する能力も、PMOには必須となります。情報管理能力が乏しいPMOは、作業内容に漏れが発生したり、プロジェクトが遅延したりといった原因を作り出すこともあります。情報管理の重要性を理解し、ツールや専用のシステムを使って効率良く作業を進められるスキルが重要視されます。
システムやITに関する知識
PMOは、システムやITに関する知識も必要となります。システム開発やITの専門知識がない場合、デジタル上のリスクを想定して解決できない可能性が高まります。プロジェクトが正しく進行しているか管理したり、状況を可視化したりといった業務には最低限のIT知識が必要です。プログラマやSEとして経験のある人材は、ITの専門知識の面でPMOに向いているといえます。
OCEAN ACADEMY | 株式会社オーシャン・コンサルティング｜IT分野のPMOで豊富な実績
PMOのキャリアプラン
PMOを選定する際には、キャリアプランについて理解することも重要です。PMOがどのようなキャリアプランを進めていく可能性があるのかを、以下で解説します。
フリーランスのPMOとして独立する
PMOとして経験豊富な人材は、フリーランスとして独立することもあります。フリーランスのPMOは個人で仕事をするため、高い年収を実現できるケースもあります。一方で依頼を自分で獲得する必要があるため、安定した収入を継続することは難しいです。スキルアップと情報収集を続けて、企業にとって必要なPMOとして成長していく能力がフリーランスになる場合には求められます。
経営に関するコンサルとしても活躍できる
PMO経験者のなかには、経営コンサルとして活動を開始する人もいます。経営層に近い視点からサポートを実施し、お客様の実現したい経営・業務は何か、そのために必要なシステムは何かを提案することも可能となります。経営コンサルに興味のある人材は、PMOとして働きながら専門知識を学び、転職につなげるケースもございます。
PgMOとして活躍する
PgMOとして活躍している人は、PMOとしての豊富な経験と知識を持っていることが多いです。PMOとして一つのプロジェクト管理の経験を積んだ上で、PgMOとして複数のプロジェクトを統括することが可能になり、プログラムの成功確率を上げることができます。
PMO業務に役立つ おすすめの資格とは
PMO業務において、いくつかの資格は有効活用されています。資格はPMOを選ぶ際の基準になり、同時にPMOを目指す人にとっては目標となります。以下では、PMOの業務に役立つおすすめの資格を紹介します。
1.PMP
PMPとは、「Project Management Professional」の略称で、アメリカのPMIが認定している国際資格です。国内では「一般社団法人 PMI日本支部」が運営し、資格試験を展開しています。PMに関する経験や知識を試験によって測定し、合格することでプロフェッショナルとして認定されます。PMのスキルを客観的に知ることができる資格として、多くの企業が参考としています。PMOを目指す人はPMP資格の取得によって、専門知識を所有していることを証明できます。
参考：Project Management Professional (PMP)®
2.IPAプロジェクトマネージャ
「IPAプロジェクトマネージャ」とは、「独立行政法人 情報処理推進機構」が提供するPM関連の資格です。高度IT人材として確立した専門分野を習得していて、システム開発プロジェクトにおけるPM業務を担う人を対象に試験が実施されています。プロジェクトの環境変化や、クライアントからの要求に柔軟に対応しつつ、成功を近づけるPMOを目指す場合に取得が考えられる資格です。
オーシャン・コンサルティングのPMOについて
オーシャン・コンサルティングはPMO専門会社として、これまでに多くの実績を重ねています。そんなオーシャン・コンサルティングからみたPMOは、企業にとって重要な役割を担う存在であり、それは今後も変わらず続いていくものであると想定されます。PMOを全社レベルで展開できれば、経営判断を適切に、かつ素早く実行が可能です。クライアントなどの需要に素早く判断ができ、市場の要求に対しての対応力も向上します。PMOが展開されていれば、ナレッジが積み上がる点もメリットの一つです。
PJを回す前の事業においても、「そのPJは必要なのか」「要件は何か？」といった点を考えて、事業計画から建てられるメンバーの支援を実行できます。オーシャン・コンサルティングでは、事業コンサル・経営コンサル視点まで導入するため、上位のレイヤーから対応が可能です。伴走を1社で完結できることは、オーシャン・コンサルティングの強みとなっています。
そのほか、オーシャン・コンサルティングは「横のつながり」を重視して、社内の風土や現場の雰囲気、部署単位のしがらみに影響されにくい環境を構築します。「〇〇さんに連絡しにくい」などの人間関係を理由に、プロジェクトが滞るといった無駄を削減可能です。外部PMOは社内のパワーバランスに関係がないため、意見調整や進行を行いやすい点がメリットです。
「縦のつながり」に関しても、上の意見を噛み砕いて、下に落としていくプロセスを担当できます。折衷案まで調整して予算をとってきたり、要件に落としたりすることが可能です。ほかのPMO企業ではPJを回すだけですが、オーシャン・コンサルティングは社内調整まで行います。
PMOアドミニストレータ（PMO事務）のみ対応する企業が多い一方で、オーシャン・コンサルティングでは経営層に近いPMOまで担当できます。作業ベースだけでPJを回さず、高いレイヤーまで実施するのが強みとなっています。
まとめ
PMOはプロジェクトの責任を受け持つPMを支援し、正しい形での進行を助ける役職です。PMOはプロジェクトにおいて重要な役割を担うゆえに、多くのスキル・能力が求められます。人によって向き不向きもあるため、企業はPMOに向いている人の特徴を把握しつつ、適任者を探す必要があります。また、プログラマやSEからPMOへのキャリアプランを考えている人も、向いている人の特徴をチェックして、自分と当てはめて考えてみることが重要です。
プロジェクト支援のためにPMOを導入する際には、「オーシャン・コンサルティング」にご相談ください。オーシャン・コンサルティングはPMO事業に特化した企業として、専門的な支援を実施できます。ほかの企業では対応しきれない領域にも、オーシャン・コンサルティングなら的確な支援が可能です。まずはサービスの詳細について、ぜひご覧ください。また、オーシャン・コンサルティングはPMOとして働く人材の採用を強化しています。PMOの仕事に興味のある人は、この機会に採用情報もご確認ください。
